Há uns meses atrás, quando começámos a preparar a 7.ª Edição do Porto RH Meeting, achámos que já seria possível realizá-lo presencialmente. Em julho percebemos que tal não iria ser possível e que teríamos de preparar o evento num formato híbrido e no início de novembro percebemos que teríamos de ter uma edição 100% digital. Tantas mudanças em tão pouco tempo… perfeitamente alinhadas com este ano.
Tecnologicamente, estas mudanças não tiveram grande impacto porque desde julho estamos preparados para assegurar um evento em qualquer formato. O mais complicado é mesmo garantir capacidade de resposta e ter a agilidade necessária para transformar um evento destes e adequá-lo com flexibilidade à realidade em que estamos a viver. Mas, com a aprendizagem que fizemos ao longos dos últimos meses, estas foram competências que desenvolvemos de forma muito rápida e por isso tivemos o trabalho facilitado.
Mas são muito mais os desafios que temos de enfrentar na digitalização de um evento. Como envolver a audiência? Como fazer o público participar e fazê-lo sentir-se parte do evento? Mostrar que, à semelhança do que acontece no presencial, vai poder aprender e fazer descobertas, trocar ideias com os pares, fazer networking… E como é que respondemos a todos estes desafios?
Apesar de num canal diferente, Criámos igualmente uma experiência enriquecedora, que acrescenta valor e que de certa forma recria o formato presencial. Para isso, estruturámos e trabalhámos aquilo que entendemos ser a chave para o sucesso do evento: os oradores, a interação com os participantes e a dinâmica de cada momento.
Eu imagino os eventos digitais como um filme, composto por pequenas partes, onde os oradores são as personagens e a plateia os nossos participantes, que têm de ser cativados não só pelas personagens, mas também pelos cenários e pela dinâmica do enredo, para que assistam a todo o “filme”.
Os oradores tiveram de se adaptar a este novo palco, falar para uma câmara e colocar toda a sua comunicação não verbal, expressões e emoções na face, de forma a preencher o ecrã da mesma maneira que preenchiam uma sala, um auditório com a sua presença.
Os cenários, ou seja, a imagem digital de todos, também têm impacto quando o tema é envolvimento e engagement. Para além do cuidado em manter uma imagem profissional, também queríamos manter a autenticidade e por isso os cenários eram reais e pessoais, reflexo do local onde cada um se encontrava no momento em que faz a sua intervenção.
Tivemos planos, cenários e dinamizadores diferentes para que não houvesse monotonia. E porque queríamos que o público ficasse ‘colado ao ecrã’ tivemos, como sempre, partilhas interessantes por parte dos oradores, mas também uma dinamização com desafios onde todos podiam participar.
Não sabíamos o desfecho deste filme, porque nem tudo depende de nós. Mas para mim a adrenalina está nesta parte desconhecida, no não saber o que iria acontecer nesta edição do Porto RH Meeting no “novo normal”.
Aproveitar o momento, gerir e improvisar e aprender com esta experiência foi surpreendente. A realidade dos eventos mudou, isso é certo.
O valor da ligação presencial mantém -se, mas esta é uma nova realidade e uma ótima oportunidade para repensar formatos de interação com as pessoas e inovar. Este ano foi assim, num modo mais “cinematográfico” para o ano não sabemos, mas certamente que a 8.ª edição irá acontecer e contamos convosco.
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