Usar as ferramentas adequadas a cada contexto e situação é parte da eficácia da comunicação escrita, a escolha das ferramentas deve ir ao encontro das necessidades específicas da organização e simultâneamente traduzir a cultura corporativa. A forma como a comunicação acontece está intrinsecamente relacionada com a cultura da empresa, é a pele visível da organização.
A forma como a comunicação acontece está intrinsecamente relacionada com a cultura da empresa, é a pele visível da organização
Há bons exemplos na utilização de determinadas soluções de comunicação escrita, quer sejam soluções digitais, ou outras mais tradicionais e nem por isso menos eficazes:
- Plataformas de comunicação em equipas de projeto: Com o objetivo de criar canais específicos por projeto e definir prazos de conclusão e entrega, organizar e distribuir tarefas. São exemplo o Slack, o Trello ao ainda o Asana, que têm também a vantagem de poder ser integrados com outras ferramentas.
- Personalização das mensagens: É disto que se trata quando falamos de construir proximidade, quem lê acolhe a mensagem com muito mais recetividade quando se revê num texto, quando há espelho e acrescenta valor.
- Uso da Inteligência Artificial (IA): Entre as dezenas de ferramentas para escrever e editar conteúdos, o importante é identificar a mais adequada. Algumas das soluções disponíveis passam pelo ChatGPT (Open AI); Jasper AI; Copy.ai; Writesnic.
- Utilização de recursos visuais: Gráficos, vídeos, ou infografias são sempre elementos que facilitam a compreensão de informações mais complexas.
- Ferramentas de revisão e correção gramatical: Verifica erros gramaticais, ortográficos e de pontuação, além de sugerir melhorias no estilo e tom da escrita auxiliando na produção de textos mais precisos. Como são o Grammarly; o Microsoft Editor; o Quillbot ou o Prowriting Aid.
- Organizar ideias e estruturar informações: Aplicativos como o Evernote e o Microsoft OneNote ajudam a organizar ideias, criar notas e listas de tarefas, facilitando a estruturação de informações e a preparação de documentos e apresentações. Um bloco de notas, desenhar um mind map, listar ideias.
- Medir o impacto da comunicação: A comunicação eficaz é um impulsionador do sucesso do negócio, perceber como está a impactar é essencial. Para além de ferramentas analíticas de recolha e análise de dados, nunca descurar o feedback de colaboradores, clientes e parceiros.
Ler livros, escrever livremente, tomar notas soltas, ouvir música e libertar a criatividade são sempre catalisadores da escrita
São apenas alguns exemplos, que servem sobretudo para ilustrar a multiplicidade de soluções disponíveis e também como ponto de partida para um caminho de descoberta da solução que melhor responde ao que cada um necessita.
Por fim, dizer também que, ler livros, escrever livremente, tomar notas soltas, ouvir música e libertar a criatividade são sempre catalisadores da escrita. Não abandonemos nunca este diferencial único do ser humano e que faz a diferença no momento de escrever a coisa certa, no momento certo!!!
