GESTÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

Objetivos da formação Gestão e Organização de Arquivos

• Conhecer a importância do arquivo e quais as diversas funções que pode ter
• Identificar os diversos métodos de organização dos documentos
• Aprender a determinar o prazo de conservação dos documentos
• Avaliar a importância das novas tecnologias na gestão de arquivos
• Determinar de entre os diversos métodos de classificação de documentos o que melhor se adapta à sua organização

A Quem se Dirige

• Secretárias e assessores de direção
• Assistentes de direção e de administração
• Personal assistants (PA)
• Secretárias/assistentes de departamentos

Programa

A NOÇÃO E IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO NO SEIO DA ORGANIZAÇÃO

• Os diferentes tipos de arquivo
• As funções do arquivo
• Diferentes sistemas de arquivo
• Como determinar o ciclo de vida dos documentos

MÉTODOS DE ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ATIVOS EM ARQUIVOS CORRENTES

• Gestão e controlo de processos e documentos avulso
• Métodos de classificação de documentos
• Elaboração de um plano de classificação
• Regras de alfabetação para a utilização em arquivo administrativo

A IMPORTÂNCIA DE IDENTIFICAR OS PRAZOS DE CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

• O fundamento do valor legal dos documentos
• Identificação dos prazos de conservação legais, úteis e históricos
• O que fazer com os documentos que prescrevem

A ABORDAGEM DAS NOVAS TECNOLOGIAS COMO SUPORTE A UMA NOVA ORGANIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO

• A nova definição de documento
• A redução da informação em suporte papel
• Vantagens da digitalização de documentos
• Distribuição e pesquisa estruturada de documentos a partir de qualquer posto de trabalho
• O arquivo eletrónico, a gestão documental e os processos de workflow

A SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

• Proteção dos documentos contra o acesso de terceiros

Metodologia da formação Gestão e Organização de Arquivos

Formação ativa e participativa que contará com o desenvolvimento teórico dos temas e apresentação de casos práticos para ilustrar os diferentes temas.

Formador