GERIR E DINAMIZAR REUNIÕES

Objetivos da formação Gerir e Dinamizar Reuniões

• Definir o que se pretende atingir numa reunião e alcançar o objetivo definido
• Argumentar de maneira sólida e objetiva as suas abordagens
• Transmitir adequadamente o seu ponto de vista e conseguir um feedback dos participantes da reunião

A Quem se Dirige

Dirige-se a profissionais que pretendam alcançar um ótimo resultado na preparação, gestão e seguimento das suas reuniões.

Programa

A REUNIÃO: PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

• Eficácia da reunião e os seus elementos
• Porque são necessárias? Porque fracassam?
• Tipos de reuniões: telefónicas, presenciais, videoconferências, intranet, etc.

COMO PREPARAR E ESTRUTURAR A REUNIÃO

• Quando e como convocar uma reunião
• Definir objetivos e resultados esperados
• A recolha de informação e documentos relevantes
• Como elaborar a ordem de trabalhos

QUEM ASSISTE ÀS REUNIÕES

• Identificar e implicar os participantes
• Como tomar decisões
• Como presidir uma reunião
• A resolução de problemas em reuniões

COMO DESENVOLVER UMA REUNIÃO QUE SEJA ÁGIL E DINÂMICA

• O papel do animador da reunião
• Definir e apresentar temas e objetivos aos participantes
• Facilitar as intervenções dos participantes
• Relançar, dinamizar ou acalmar os debates
• As regras básicas que ajudam a fomentar a participação

QUANDO E COMO SE DEVE FINALIZAR A REUNIÃO

• O controlo do tempo e a prioridade dos temas
• Uma vez terminada a reunião, resumo dos acordos alcançados
• Se for necessário, agendar outra reunião

COMO TRATAR CONDUTAS FORA DO NORMAL QUE SURGEM NAS REUNIÕES

• Aqueles que chegam tarde, os que interrompem
• Aqueles que agem como se soubessem tudo, aqueles que dominam a conversa
• Aqueles que fazem outras coisas durante a reunião
• Aqueles que sussurram
• Aqueles que ridicularizam ou criticam os outros com palavras, expressões faciais, gestos
• Aqueles que repetem constantemente um tema

AÇÕES A DESENVOLVER DEPOIS DA REUNIÃO

• Seguimento das ações tomadas
• Informar os interessados
• Agradecer a colaboração e redigir atas

Metodologia da formação Gerir e Dinamizar Reuniões

Formador