Design Thinking: a nova gestão para empresas ‘fora da caixa’

Soluções centradas nas pessoas. Criatividade. Trazer novidade à rotina das atividades. Integrar todos os profissionais de uma organização liderada por quem não tem receio de mudar. Existem empresas em vários setores a co-desenhar o futuro ao integrar o Design Thinking (DT) no seu dia a dia. É uma mudança de mindset para quem é open mind. Quer saber de que forma é que o DT pode potenciar o seu negócio? E a sua empresa, está preparada para a mudança?

Texto: Cláudia Pinto

É uma metodologia que já começou a ser implementada em algumas empresas em Portugal e que já chegou ao retalho. São sobretudo empresas com uma visão alargada, um bom benchmarking, que não resistem à mudança, e procuram por métodos inovadores. Ainda assim, há quem ainda assuma o DT como «uma novidade que traria alguma “frescura” relativamente à rotina e aos processos de negócio», explica o executive coach e senior organization engineer Hugo Gonçalves.

Nascido do conceito do design, cumpre uma série de princípios, que vão desde a definição do próprio desafio ao contexto envolvente. O ponto de partida é perceber por onde se deve começar. «A partir daí, surge “a geração de ideias” e tendo em conta as conclusões a que chegámos, há que perceber quais as melhores e de que forma podem ser utilizadas. A este processo dá-se o nome de «divergente», sendo que o convergente está relacionado com as seguintes fases: «conceção de ideias, triagem e o alinhamento das ideias com o negócio», explica.

O executive coach costuma brincar e afirmar que as empresas têm de passar por dois momentos antes de implementarem o DT: estarem com a «cabeça no ar», por um lado, mas colocarem os «pés assentes no chão» para que estas ideias possam ser validadas e rentabilizadas.

Além do espírito de equipa, é necessária a utilização de templates e áreas de trabalho (ver caixa) que permitem que estas fases sejam bem enquadradas. Para o também licenciado em Engenharia Industrial e pós graduado em gestão industrial, o DT, juntamente com o coaching e a gestão de projetos, pode ser considerado como «a nova gestão».

O DT, juntamente com o coaching e a gestão de projetos, pode ser considerado como ‘a nova gestão’.

Cada vez mais, as empresas «trabalham por projetos e não em série e esta metodologia surge como um processo criativo onde se desenham os melhores produtos e processos, tendo em conta os requisitos dos clientes, dos utilizadores e dos stakeholders».

Este pode ser um caminho interessante de promoção de discussão abrangente de soluções que «promove a empatia com as necessidades reais dos consumidores, a co-criação de soluções entre equipas heterogéneas e multidisciplinares, e a experimentação que possibilita a aprendizagem e o erro antes de grandes ciclos de investimento (tempo e recursos) em tendências tecnológicas. Dependendo do tipo de organização pode ser extremamente complexo ou intuitivo dependendo de quem lidera o processo e quão familiarizados os intervenientes estão com as técnicas de DT», alerta Guilherme Victorino, professor auxiliar convidado na NOVA Information Management School nas áreas de Marketing, Inovação e Gestão do Conhecimento e coordenador o curso de DT da Escola Doutoral da Universidade Nova de Lisboa acompanhando alunos de doutoramento em processos de inovação disruptiva.

São necessárias duas características essenciais para a definição de uma estratégia e de um modelo de gestão de inovação: foco e transformação. «Ou seja, o seu sucesso é determinado pela vontade da liderança em encontrar talento empreendedor dentro das empresas e desenvolver capacidades de resolução de problemas de forma inovadora. O objetivo do DT é: apoiar as organizações com abordagens inovadoras para enfrentar desafios complexos e fomentar a resolução criativa de problemas através da colaboração», acrescenta.

Formação superior… e não só

Esta é uma área que já é lecionada no ensino superior. Os futuros gestores estarão neste momento a aprender os conceitos do DT para os aplicarem amanhã em contexto de trabalho. É o caso dos alunos de doutoramento da Escola Doutoral da Universidade Nova de Lisboa, a quem é oferecido um curso de DT, onde «pessoas de áreas muito diferentes tentam encontrar soluções inovadoras para temas de investigação, desafios empresariais ou sociais», explica Guilherme Victorino.

Na verdade, o pensamento de Design já é estudado há várias décadas. «A empresa americana IDEO celebrizou a sua aplicação a desafios organizacionais e de desenvolvimento de produto desde finais dos anos 90 do século passado.  Em Portugal, o desafio na minha opinião é perceber a sua essência e não apenas utilizar esta “buzzword” como ferramenta de venda de consultoria ou projetos. Como é uma metodologia aberta qualquer um a pode aplicar devendo, contudo, assegurar que todos os seus princípios são seguidos sob pena de rapidamente ser descartada. Deve, por isso, ser considerada uma iniciativa estratégica e não apenas para uma aplicação a um projeto concreto», sublinha o professor.

Hugo Gonçalves considera que já começa a aparecer alguma oferta a nível universitário «mas que a alavanca está a ser feita pelo business e não tanto pela Academia». É precisamente na área de negócio que a Abilways Portugal trabalha. «O nosso foco está na aplicação das ferramentas e propostas do DT à gestão de projetos. Numa equipa de projeto, um dos grandes desafios coloca-se precisamente no envolvimento de todos os elementos que compõem a equipa, como trabalhar e conseguir que cada um “entregue” o seu melhor à execução do projeto. Através do DT, todos são parte do processo que é co-construído, através da geração de ideias, prototipagem, experimentação, erro, voltar a fazer, sempre com o propósito de alcançar a melhor solução», explica Irene Moreira, strategy & business developer da empresa.

Hugo Gonçalves considera que já começa a aparecer alguma oferta a nível universitário “mas que a alavanca está a ser feita pelo business e não tanto pela Academia.”

Todas as etapas são visualizadas por todos os elementos da equipa que partilham, entre si, as dificuldades a ultrapassar e a compreensão de cada fase em particular. «Da parte da Abilways Portugal, desenvolvemos workshops de DT aplicado à gestão de projetos, os mesmos podem ser desenhados à medida de cada organização, e para isso, temos uma equipa que colabora com cada organização no sentido de identificar como aplicar o DT. A Abilways Portugal propõe também workshops, num formato aberto em que, e poderá ser este um primeiro contacto com o DT, estão presentes elementos de diferentes empresas, sendo criadas equipas para trabalhar determinado projeto, explorando e aplicando as ferramentas da metodologia. Somos também parceiros das organizações no sentido de, em conjunto, identificarmos como introduzir o DT em projetos-piloto ou ainda participar na criação de equipas multidisciplinares que atuem como disseminadoras do DT dentro da organização», sublinha a responsável.

Metodologia ao alcance de qualquer empresa

O DT pode ser aplicado em qualquer empresa de qualquer setor. Não é necessário um investimento extraordinário nem recursos megalómanos. No entanto, para Guilherme Victorino, cabe aos líderes «avaliar a sua pertinência e eventualmente acelerar este processo. Para tal, e à semelhança de um designer, devem iniciar um processo intencional de desenho de estruturas organizacionais ágeis e centradas nos desafios emergentes; equipas que incentivem a resolução criativa de problemas e identifiquem o potencial inovador da organização; projetos e protótipos que privilegiam a aprendizagem e que aceitam o erro como forma de atingir o sucesso; parcerias que permitam criar um ecossistema que potencie e valorize o capital de relação com o cliente».

Para Hugo Gonçalves, o DT, em conjunto com o coaching e o desenvolvimento do capital humano vão ser os três pilares da gestão dos próximos anos. A aplicabilidade da metodologia é geral para todas as empresas, desde que existam desafios e oportunidades. «Todas as áreas de negócio, sem exceção, poderão implementá-las, desde que reúnam um conjunto de competências, quer técnicas, quer ao nível da facilitação. Depois, esta metodologia entranha-se em qualquer área de negócio, em vários departamentos e soluções», explica.

Devem ser experienciadas todas as etapas do DT e ter um propósito. Por outro lado, é fundamental que os colaboradores conheçam e saibam utilizar as ferramentas do DT e a adesão a estas novas práticas seja trabalhada nas equipas, não esquecendo que são utilizados muitos recursos visuais”, explica Irene Moreira

E se é gestor e considera que isto implica o envolvimento de muitos recursos materiais, temos uma boa notícia. O que o DT pretende é mesmo «uma mudança de mindset», de empresas que tenham tempo para pensar e para olhar, de forma alinhada, com o que está à sua volta. «De nada vale utilizar a criatividade, a inovação, as ideias, se não definirmos o que pretendemos e o que é que poderá surgir de novo. Nem todas as empresas criam esses espaços de parar para pensar ou têm essa consciência. É preciso criar espaços, no dia a dia, para que isso aconteça. Temos de perceber como conseguimos, de forma descontraída e através de jogos, post-its, templates, e bom ambiente, trabalhar coisas sérias (ver caixa sobre os materiais que necessita para implementar esta metodologia na sua empresa). Não é à toa que as reuniões, numa empresa, são das atividades com menor valor acrescentado e em que o retorno de investimento é praticamente nulo», acrescenta o executive coach.

Uma das vantagens desta nova forma de pensar a gestão é integrar todos os profissionais. É dada assim a possibilidade de quem participa de «co-desenhar o futuro que ainda não chegou e é profundamente valorizada pelos colaboradores promovendo igualmente a aprendizagem para os desafios do presente

Mais do que investimento financeiro, é necessária atitude e vontade. Mas também tempo. «Devem ser experienciadas todas as etapas do DT e ter um propósito. Por outro lado, é fundamental que os colaboradores conheçam e saibam utilizar as ferramentas do DT e a adesão a estas novas práticas seja trabalhada nas equipas, não esquecendo que são utilizados muitos recursos visuais», explica Irene Moreira.

O impossível inspira?

Fernando Mendes, fundador do Coworklisboa e professor de Design no IADE, considera que, em muito pouco tempo, a opção mais tradicional já não terá lugar. «Uma boa parte das empresas que operam em setores/serviços que podem ser, de alguma forma, automatizados, deixarão, pura e simplesmente, de ter espaço para continuar a existir. Por outro lado, a opção por estratégias e metodologias de DT não implica, por si só, que se abandonem setores ditos mais tradicionais. A título de (bom) exemplo, mencionaria o trabalho extraordinário da With Company no redesenho de uma peixaria tradicional – a Peixaria Centenária. O mesmo produto pode ser reapresentado ao mercado consumidor de uma forma mais inteligente, atual e eficaz. A chave é sempre a mesma: desenhar para e a partir do(s) outro(s)», partilha.

Uma boa parte das empresas que operam em setores/serviços que podem ser, de alguma forma, automatizados, deixarão, pura e simplesmente, de ter espaço para continuar a existir.

A Beta-i, empresa que tem como objetivo ajudar startups a acelerar e a fornecer as grandes empresas com formas de inovação e a funcionarem como startups, tem vindo a apostar nesta área. «A Beta-i tem a sorte de fornecer formação em DT e ter contacto direto com os grandes epicentros desta metodologia que são a dSchool de Stanford e a IDEO. Quer para as startups, quer para os nossos clientes de inovação, o DT é o ponto de partida para os novos produtos ou serviços que se estão a pensar e desenvolver. Dentro de casa, é uma ferramenta fundamental para desenharmos todo o percurso dos nossos clientes e trabalhar aquilo que nos diferencia: o percurso e envolvimento emocional dos nossos clientes nos nossos programas e eventos. Temos programas de pilotagem e aceleração de startups com grandes empresas e projetos de inovação a que chamamos de deep innovation», conta o cofundador e diretor de Inovação da empresa, Manuel Tânger.

De pessoas para pessoas

Melhoria de produtos ou serviços, levar a empresa a entender realmente os seus clientes, o que procura e porquê, são algumas das vantagens verificadas pela Beta-i. «Acreditamos que a inovação parte sempre da pessoa e isso obriga a ser muito perspicaz, entrar no universo das pessoas e apreender o significado profundo das suas ações, escolhas, vontades e emoções. Quando digo “entrar no universo”, chegamos ao ponto de ir viver uns dias a casa de pessoas para observar como realmente regem a sua vida», refere Manuel Tânger.

Colocar as pessoas à frente de tudo. Eis uma das premissas seguidas pela Beta-i. «Acontece muitas vezes haver uma tecnologia que saiu de um laboratório mas que ainda não encontrou aplicação e se procura “forçar” algum uso. Nós invertemos este processo para partir sempre de uma necessidade que, eventualmente, poderá ser resolvida por uma tecnologia. O DT, apesar de ter a palavra “thinking” é mais uma prática do que um processo mental. Aquilo que gestores podem fazer para porem em prática é precisamente passar pelo processo fazendo alguns projetos em DT guiados por experts, como a Beta-i. Diria mesmo que é a única forma de realmente apreenderem o que é. Esta é uma atividade que exige tempo de pessoas com cabeça, paciência e boa capacidade de observação e criatividade. Assim, o custo principal para uma empresa é ao nível de pessoas e de tempo», afirma.