Se alguns dependem de apps para lhes lembrar o que têm para fazer, outros desligam as notificações do smartphone para recuperar o foco. E se há quem precise de exercício físico ou dos conselhos de um mentor antes de dias caóticos, para outros basta planear de forma diligente para distinguir o prioritário do urgente. Afinal, qual é o segredo daqueles que gerem o seu tempo de forma eficaz e conseguem fazer check em todos os itens da lista to do?

Já todos nos confrontámos com prazos que ‘derrapam’ e listas de tarefas que parecem ficar maiores todos os dias. Ano após ano, prometemos aprender a gerir melhor o nosso tempo, ser mais produtivos e focarmo-nos apenas no que realmente interessa, mas no fim do dia poucos conseguimos evitar sentir que ficámos aquém destes objetivos.

Mas metas como estas são cruciais para conseguir sucesso profissional e são vários os estudos que apontam a gestão de tempo como uma das competências mais desejadas pelos profissionais e, ao mesmo tempo, uma das mais raras de encontrar.

Como podemos, então, ser melhores gestores do nosso tempo? Falámos com duas especialistas que nos dão algumas dicas para uma gestão de tempo mais eficiente. Saiba tudo.

O que dizem os especialistas?

Ana Rocha, psicóloga, docente universitária e consultora de formação com duas décadas de experiência em áreas como Liderança, Comunicação, Inteligência Emocional, Gestão do Tempo, Motivação e Gestão de Equipas, é perentória: querer fazer tudo não é suficiente para uma maior eficácia na gestão do tempo.

“O conhecimento das tarefas que temos para concretizar, o grau de importância que as mesmas têm e as prioridades e os meios que temos ao dispor para as realizar é fundamental para que se torne realista e exequível a sua finalização. O conhecimento que temos sobre nós é essencial”, garante. Além disso, defende que “os padrões comportamentais e a personalidade de cada um influenciam sobejamente a forma como organizamos o tempo.”

“As técnicas que funcionam com algumas pessoas não funcionam com outras e vice-versa, pelo que há que conhecermo-nos bem para que não se recorra a estratégias de ‘boicote’ que mais não passam de desculpas”, acrescenta.

Uma das primeiras etapas para gerir melhor o tempo, revela, é “tornarmo-nos conscientes do tempo que é bem investido e daquele que é desperdiçado. É uma etapa ideal para identificar aquilo que devemos manter e o que podemos alterar na nossa rotina diária. É incontestável que o tempo investido no planeamento reverte-se numa poupança de tempo na implementação, e consequentemente, numa maior eficiência na realização dos projetos e das tarefas. Ter uma certa disciplina também é importante, mas há que adaptar todas as técnicas e princípios da gestão eficiente do tempo conforme a empresa, a função desempenhada e o estilo de personalidade. Uma gestão eficiente do tempo baseia-se em dois princípios: criar foco e manter o foco.”

As tarefas importantes são as que contribuem para os objetivos, enquanto as tarefas urgentes são as que ajudam a manter o bom funcionamento do dia-a-dia” – Ana Rocha, consultora

Além disso, a consultora afirma que “definir as prioridades na execução das tarefas é o ingrediente certo para salvaguardar a eficiência na gestão do tempo”.

Outra das etapas, explica ainda, passa por distinguir as tarefas importantes das tarefas urgentes. Para Ana Rocha, este “é o primeiro passo para proceder a uma organização do tempo e conseguir o uso do mesmo em função dos objetivos. As tarefas importantes são as que contribuem para os objetivos, enquanto as tarefas urgentes são as que ajudam a manter o bom funcionamento do dia-a-dia. As tarefas importantes são estratégicas – aquelas que ajudam a desenvolver o negócio, a obter os lucros – e as tarefas urgentes são operacionais – aquelas que têm de ser resolvidas no imediato, ajudam a manter o funcionamento do trabalho e implicam menos tempo de execução.”

Foco, disciplina e autoconhecimento

Gisela Ribeiro, Senior Trainer and Communication Consultant em áreas como Liderança, Qualidade de Serviço no Atendimento ao Cliente, Comunicação Assertiva, Relacionamento Interpessoal, Gestão do Tempo, Gestão do Stress e Gestão de Equipas, é da mesma opinião e diz que sem esta distinção clara não é possível “definir prioridades e respeitar o grau de cada uma. Não adianta saltar tarefas: há que ter um planeamento estruturado e realista para a concretização das tarefas diárias.”

“Temos tendência a identificar e catalogar tudo como tarefas importantes. Um bom exemplo é o tempo que perdemos a ler e-mails que não acrescentam valor ou conhecimento. Mas, ainda assim, assumimos como algo essencial à rotina diária (…) A gestão do tempo e a produtividade estão diretamente ligadas à capacidade de foco. E para se ter foco é fundamental identificar as habituais distrações e anular as mesmas, sejam redes sociais, tarefas pessoais ou um café mais demorado…”, diz ainda Gisela Ribeiro.

A gestão do tempo e a produtividade estão diretamente ligadas à capacidade de foco” – Gisela Ribeiro, consultora

A consultora acrescenta que é também essencial “a disciplina para cumprir a agenda, que deve prever agendamentos realistas e capazes de absorver eventuais atrasos por parte de terceiros, e conhecer e respeitar o nosso ritmo biológico e usá-lo como aliado. Se é de manhã que nos sentimos mais atentos e produtivos, então os trabalhos mais exigentes devem, sendo possível, ser agendados para esta altura do dia”.

Eliminar os “parasitas do tempo”

Os profissionais devem ainda ser capazes de identificar, de forma clara, os maiores “parasitas do tempo”, como lhes chama a consultora Ana Rocha. “São aquelas coisas que nos intercetam a realização de uma tarefa que tem valor e que é importante para nós.”

“Os parasitas do tempo são diferentes de pessoa para pessoa. Se para algumas pessoas uma conversa sobre banalidades interrompe ou prejudica o uso do seu tempo, para outras essa conversa pode representar um momento de relaxamento e descompressão que pode ser impulsionador para o início, a continuação ou a conclusão de uma tarefa. Há parasitas de tempo contextuais (telefonemas, e-mails, visitas inesperadas, comunicação inútil, reuniões não programadas, situações de crise ou espera por terceiros) e parasitas pessoais (desorganização pessoal, tendência para o adiamento/procrastinação, incapacidade de dizer que ‘não’, delegação ineficaz, comunicação ineficiente, falta de disciplina ou perfecionismo) ”, explica.

No caso do e-mail, apontado por muitos profissionais como um dos maiores sorvedouros de tempo, Ana Rocha aponta soluções como desativar a função de alerta para não ser interrompido, tratar os e-mails em bloco, organizar a caixa de correio através de uma classificação por pastas e subpastas através de uma ordenação com utilidade, escrever os assuntos de modo a mencionar o objetivo da mensagem e optar por escrever mensagens claras e diretas, frases e parágrafos curtos, obedecendo também a uma sequência lógica, com marcas ou numeração na estrutura do texto.

Além destas, a consultora aponta com estratégias para a manutenção do foco “evitar as interrupções; ter uma atitude positiva em relação ao tempo; saber dizer ‘não’ de modo assertivo; delegar sempre que possível; otimizar o período de maior energia ao longo do dia; agrupar tarefas e assuntos da mesma natureza; realizar as tarefas enfastiantes quanto antes; reservar tempo para emergências; organizar o espaço de trabalho; evitar adiar tarefas; reservar momentos de tranquilidade; e aceitar mudar hábitos”.

Estas últimas, refere ainda, são ainda mais importantes quando falamos de profissionais de saúde, frequentemente sujeitos a situações de stress e dos mais afetados por burnout, de acordo com vários estudos.

“A forma como podemos gerir melhor a pressão e o stress quando não existe a possibilidade de eliminá-los (uma vez que faz parte de determinadas profissões) é gerir os recursos internos e externos de modo a atenuar o impacto negativo do stress. Recursos internos passam por trabalhar o autoconhecimento, autocontrolo e recorrer à realização de atividades que repõem a energia e o bem-estar pessoal; recursos externos requerem uma gestão equilibrada das condições de trabalho, uma boa gestão e motivação das equipas de trabalho”, explica ainda Ana Rocha.

Já Gisela Ribeiro acrescenta que é importante lembrar que para o stress e para o burnout, além do excesso do trabalho, contribuem ainda “a falta de descanso, de sono de qualidade e de momentos de satisfação ou realização que permitiriam responder de forma mais eficiente às exigências do dia-a-dia. O descanso, nos dias de hoje, é frequentemente ludibriado por falsos momentos de lazer passados na Internet e redes sociais que, ao contrário de promoverem o repouso, dificultam uma gestão de tempo eficaz e de uma rotina saudável.”

“Assim, se em ambiente profissional é importante aprender a dizer ‘não’ e a aceitar os próprios limites sem culpa, no plano pessoal, é fundamental adotar-se princípios de higiene para a saúde mental e física, nomeadamente definirem-se momentos de pausa e relaxamento, tempos livres de qualidade, ao mesmo tempo que se respeita os horários de sono e se investe numa alimentação equilibrada e na prática de exercício físico”, conclui.

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